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會議流程瑣粹又低效?百度如流為企業開會這件“麻煩事”支招

2020-11-19 16:38 TOM   

如何高效開會,是很多企業管理者的“必修課”。尤其是在遠程線上會議越來越普遍的今天,若因線上溝通不充分、流程安排有誤而導致會議低效,時間冗長,最終零產出甚至負產出,對老闆的錢包和員工的精力來講都是一場消耗。

由此可見,高效智能的會議管理在企業辦公場景中尤為重要,不僅可以縮短線上會議時間,降低企業為會議投入的各項成本,還能打通會議前、中、後的閉環,讓流程銜接更加順暢。基於此,百度旗下新一代人工智能辦公平台“如流”推出智能會議管理功能輔助企業的日常開會流程,讓線上會議的組織效率更高、內容傳達更精準、後期執行力更強。

會議流程瑣粹又低效?百度如流為企業開會這件“麻煩事”支招

一鍵拉會議羣、會議智能記錄,如流“助攻”會議時間縮短

冗長的會議常常伴隨着低效,而其中因瑣碎的、易被忽略的流程問題而導致的會議“戰線拉長”,都可以藉助智能辦公平台來優化。比如組織者在會前提前上傳並分享會議文檔資料,可以讓參會人員提前瞭解議題和內容,做足準備再上陣,確保會議高效開展。而當跨部門會議或大型會議需要拉會議羣時,通過如流的創建會話功能一鍵拉羣,也可免去挨個拉人時浪費的時間。

此外,如流還上線了會議智能記錄功能,不但能用文字形式還原會議中每個人的發言,還支持每一句話的語音回放,讓參會人員輕鬆查看、回顧會議的主題和結果。再也不用擔心領導或客户講得太快、內容太多記不下來等問題,每一句話、每一個指令和反饋都能同步記錄、清晰精準還原,保證會議高效開展。

會議流程瑣粹又低效?百度如流為企業開會這件“麻煩事”支招

(百度如流智能會議管理功能——會議智能記錄)

流程瑣粹難“打理”?用如流打通會議前、中、後閉環

高效會議的前提是“不打無準備之仗”,而落實高效會議則需要良好的執行力,這就涉及到會前和會後兩方面的工作。會前,在與參會人員溝通、會議資料共享等流程瑣事上要十分仔細費心。用如流的預約會議功能則可以大大減輕組織者的負擔。在預約過程中,組織者可以查看參會人的日程安排協調時間,或用智能推薦會議時間,避免有人臨時缺席。此外,還可以結合參會人員的情況選擇不同的入會方式,例如如流入會、Web入會或者電話入會等,節省不少前期的溝通成本。

會議流程瑣粹又低效?百度如流為企業開會這件“麻煩事”支招

(百度如流智能會議管理功能——預約會議)

而為了保證會後有與“會議產出”相匹配的執行力,則需要給出明確的任務分配以及責任到人。為此,如流在會議紀要中設置了任務分配功能,實現將會後任務點對點通知到相關人員。還可將會議紀要一鍵轉待辦,同步顯示在對方的待辦事項中,時刻提醒。當然,會後有任何變動,組織者或參會人也可以對會議紀要進行快速查詢、補充、修改和完善。通過這種方式,企業員工可以清晰明瞭的知曉自己的工作任務,更好的規劃工作時間,高效執行會議得出的決議。

會議流程瑣粹又低效?百度如流為企業開會這件“麻煩事”支招

(百度如流智能會議管理功能——會議紀要)

在如流智能會議管理的協助下,會議前、中、後的閉環被打通,會議的時間也變短了,一場高效的企業會議就這樣被輕鬆搞定。在人工智能技術飛速發展,廣泛應用的今天,百度如流作為AI時代智能辦公的引領者,充分發揮自身的AI特長,以智能的“流式辦公”新體驗讓企業辦公如智能流水線一般,幫助企業降本增效,助力企業智能化轉型。

 

責任編輯: WY-BD

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